Договор аренды представляет собой соглашение, которое оформляется между наймодателем и арендатором. Суть его составления заключается в том, что собственник помещения передает во временное пользование свое имущество физическому или юридическому лицу, который обязуется платить за право пользования данным имуществом. В каких случаях и на каких условиях составляется акт возврата имущества по договору аренды будет описано в статье.
Для чего он необходим?
Важно составлять акт возврата имущества по договору аренды, т. к. при пользовании объектом контракта, его могли повредить или нанести какие-либо отметины. Особенно актуально составлять акт возврата имущества в случаях, когда договор аренды был заключен на длительный период времени.
При оформлении акта возврата по договору аренды помещения особое внимание уделяется:
- внешнему виду помещения;
- структуре и положению окон, дверей, пола, потолка;
- состоянию различных коммуникаций, систем отопления, энергоснабжения и т.д.
Все нюансы проведенного осмотра обязательно необходимо записать в акт возврата имущества. Корректно составленный акт по договору аренды предоставляет возможность быстрого разрешения возникших спорных ситуаций. В частности его составление особо важно, если споры и разногласия будут разрешаться в судебном порядке. Поэтому рекомендуется оформлять акт возврата имущества по договору аренды с особым вниманием, указывая там все нюансы осмотра в подробных деталях.
Кем составляется?
Обязанности по оформлению акта возврата имущества возлагаются на арендодателя.
Лицами, которые оформляют акт возврата имущества по договору аренды могут быть:
- специалист по предоставлению юридической консультации;
- уполномоченный сотрудник;
- работник определенного структурного отдела, который занимается составлением и заключением договоров аренды.
Человек, который оформляет документ возврата имущества, должен быть ознакомлен с законодательными нормами по его оформлению. Обязательно на акте должна присутствовать подпись человека, который является руководителем организации, предоставляющей имущество в аренду или уполномоченным лицом, действующим от имени руководства.
Правила оформления
Вся оформляемая документация между арендодателем и нанимателем должна соответствовать определенным правилам, указанным в российском законодательстве.
Особенности составления акта возврата имущества по договору аренды:
- документ подлежит проставлению подписей обеих сторон. Арендодатель, ставя свою роспись, соглашается с принятым имуществом, а наниматель, подписываясь, предоставляет свое согласие о наличии каких-либо дефектов;
- заполнение акта должно осуществляться в строго установленные временные рамки, а именно в период — до окончания действия договора аренды;
- сведения о проведенном осмотре фиксируются в любом виде. Например, в виде сплошного текста или в виде таблицы. Второй вариант является наиболее удобным, т. к. сразу наглядно видно какие есть неисправности и в каком объеме;
- составляется передаточный документ найма недвижимости в двух экземплярах, один предоставляется арендатору, второй передается собственнику. Обязательно составлять два бланка, независимо от объекта собственности, например, нежилое помещение, жилая недвижимость, целое здание, оборудование, специальная техника и т.д.;
- описать предоставленное помещение по договору аренды можно кратко и развернуто. Рекомендуется описывать в более широкой форме, т. к. указание мельчайших деталей важно с юридической точки зрения.
Образец акта
В какой форме составлять документ возврата имущества завит от желания арендодателя, т. к. в законах нет унифицированного бланка. Однако, закон требует, чтобы составление настоящего документа было оформлено с соблюдением обязательных условий.
Состоять бланк должен из трех разделов:
- «шапка» документа;
- суть составления данной бумаги;
- подписи и печати сторон.
Содержание акта возврата имущества по договору аренды должно отражать информацию:
- сведения о нанимателе имущества в аренду. Если это физическое лицо, то указываются: Ф.И.О., сведения из удостоверения личности, дата рождения. В случае, когда в качестве арендатора выступает юридическое лицо, то указываются все реквизиты организации, а также сведения о лице, которое будет оформлять документ: должность, Ф.И.О.;
- такая же полная информация указывается и о фирме, предоставившей имущество в аренду;
- основания для составления акта возврата. Например: расторжение договора аренды;
- адрес, где расположен объект договора (недвижимость);
- указание данных, свидетельствующих о состоянии недвижимости, имущества и коммуникационных систем;
- описание претензий к арендатору, если они имеются.
После составления документа, наниматель и владелец недвижимости ставят свои подписи. В законодательстве сказано, что росписи должны быть подлинными, факсимильные подписи не котируются. В случае, если бумага оформляется между юридическими лицами, то требуется проставление печатей организаций, заключивших договор аренды.
Как составляется акт возврата по договору аренды можно увидеть в представленном примере.
Скачать образец можно по ссылке.
Хранение документа
Вся бухгалтерская документация должна храниться определенное время в архивах организаций. Необходимость сохранения бумаг заключается в возникновении спорных ситуаций, которые будут рассматриваться в судебной инстанции.
По законодательству РФ, срок исковой давности по отношению к данным бумагам составляет 3 года. Соответственно, минимальный период хранения не должен быть менее трех лет. Хранить акт нужно вместе с договором аренды.
В случае, если руководство компании решает ликвидировать какую-либо документацию, то необходимо собрать определенную комиссию, которая вправе решать данные вопросы. Специалистами рекомендуется собирать комиссию минимум из трех человек. Какие именно лица будут принимать участие в процессе, решает руководство компании. Рекомендуемый состав комиссии состоит из:
- бухгалтера;
- заместителя руководителя;
- юриста;
- архивариуса;
- секретаря;
- одного из работников организации.
Вышеуказанный состав коллег вправе решать какие акты подлежат дальнейшему хранению, а какие утилизации. По окончанию настоящего процесса, члены рабочей группы составляют акт, в котором указывается перечень бумаг, подлежащий уничтожению. Документ подписывается всеми членами собрания.
