Любая организация в своей деятельности прибегает к распределению трудовых обязанностей сотрудников с помощью доверенностей. Документы не требуют обязательного государственного либо нотариального заверения, однако, ответственному бухгалтеру необходимо вести учет документов. О том как правильно оформить журнал регистрации доверенностей, читайте в этой статье.
Что это такое?
Для выдачи материальных ценностей или договоров оформляется доверенность на должностного сотрудника. В соответствии с документом, работник обязуется лично совершать те действия, которые были доверены руководителем, а также своевременно докладывать о проделанной работе. Таким образом работают многие предприятия в нашей стране. Доверенность обладает юридической силой и располагает полномочиями, которые передаются на временной основе. Так как любое действие подразумевает ответственность, предприятие должно вести учет выданных документов.
Порядок, срок действия, а также правовые последствия выдачи и отзыва доверенностей описаны в статьях №185-189 ГК РФ. Учет поверенных актов производится кадровым сотрудником или бухгалтером предприятия. Для этого создается специальный журнал формы NNN-2 и M2-a.
Журнал учета доверенностей — это разработанный и утвержденный организацией документ, в который вносятся сведения о выданных доверенностях, срок действия, продления, а также паспортные данные поверенного сотрудника. Дополнительно, в учете можно указать переданные полномочия сотруднику, а также предполагаемый срок выполнения обязательств.
В наше время, для удобства предприятия допускаются следующие виды журнала учета доверенностей:
- рукописный;
- электронный.
Во втором случае программа должна приобретаться с соответствующей лицензией. Для учета бухгалтерских доверенностей требуется обязательное разрешение налоговой.
Страницы рукописного журнала необходимо прошить, пронумеровать, заверить печатью организации и подписью ее руководителя. Титульный лист должен содержать наименование документа, реквизиты предприятия, код ОКПО, а также период, за который будет вестись учет. Неиспользованные документы также указываются в журнале и хранятся до истечения срока годности. Любые изменения в поверенных актах, их продление или аннулирование вносятся в соответствующую графу документа. Использованный журнал учета доверенностей должен храниться в архиве предприятия в течение 5 лет.
Обязательно ли вести?
Учет поверенных актов, как и материальных ценностей, договоров и других ценных бумаг должен вестись главным бухгалтером предприятия или его заместителем. В некоторых случаях, письменные полномочия отмечаются в журнале юриста. Так как доверенность — это юридический документ, который подразумевает ответственность, предприятие обязано вести учет документов.
В соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», доверенность — это оформление права сотрудника выполнять трудовые действия в качестве поверенного лица:
- принимать материальные ценности (товары, сырье, продукцию);
- отпускать поставщикам или потребителям;
- подписывать накладные, договора, счета и другие документы;
- получать деньги и др.
При этом, обязательным для учета является предоставление поверенного акта под роспись. Независимо от статуса организации, особенно при условии, что факты получения материальных ценностей по доверенности носят массовый характер, при выдаче данных документов необходимо вести журнал учета доверенностей.
Оформление журнала регистрации доверенностей
Выданные работодателем поверенные акты могут быть унифицированной формы или оформляться в соответствии с требованиями. Если документы выдаются ежедневно, для систематизации записей, информация о письменных полномочиях вносится в регистрационный журнал. Реестр может быть типовой формы или специального образца М-3. Такая форма была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 12 декабря 1989.
Скачать образец журнала регистрации доверенностей по ссылке.
На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием поверенных актов. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет. Законодательство не ограничивает время ведения реестра, таким образом, его можно заполнять до окончания страниц.
Содержание журнала учета поверенных актов:
- в первой графе указывается порядковый номер письменного полномочия;
- дата выдачи;
- срок действия доверенности;
- поверенное лицо — паспортные данные сотрудника, а также должность;
- данные о поставщике, список переданного имущества (если выдаются материальные ценности);
- роспись получившего поверенный акт;
- отметка о поручении («выполнено»);
Неиспользованные доверенности требуется списать. Для этого, аннулированный документ зачеркивается в журнале или отмечается другим способом, удобным для регистратора.
Отзыв поверенных актов происходит следующим образом:
- работодатель обязан оповестить поверенного сотрудника о прекращении полномочий заблаговременно;
- об аннулировании документа также должны узнать задействованные в рабочем процессе третьи лица (например поставщики);
- издается приказ об отзыве доверенности;
- оригинал документа возвращается бухгалтеру (юристу);
- в журнале учета поверенных актов ставится роспись и отметка об аннулировании.
Письменные полномочия, которые были выданы уволенным сотрудникам, также изымаются при оформлении приказа.
Последствия
Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой фирме, в которой сотрудники уполномочены от имени компании совершать определенные трудовые действия. Несмотря на то, что на данный момент законодательством не регламентировано конкретное требование как вести учет, однако, при проверке могут быть выявлены правонарушения. За несоблюдение закона, на организацию и ответственное лицо возлагается штраф, а также привлечение к административной ответственности, вплоть до лишения лицензии и занятия должности от 2 до 10 лет.
Важно не только вести реестр доверенностей, но также вовремя отозвать документ по утратившим доверие, в том числе уволенным сотрудникам компании.
