При ведении коммерческой деятельности руководители все время опираются на законодательные акты. Чтобы правильно составить отчет, необходимо знать особенности оформления специализированной документации.
Как правило, весь процесс с предметом торговли (операции по купле-продаже и тому подобное) фиксируется в документах. Это относится и к разгрузке, а также к погрузке. Когда должностные лица принимают товар на складе, в документе указывается количество этого товара, однако все равно потребуется в обязательном порядке провести процедуру проверки объема поставляемой продукции.
Если в ходе инициируемой проверки реальное количество при приемке товара не соответствует документации, составляется акт о расхождении при приемке товара (как при заявлении на осуществление страховых выплат после повреждения объекта страхования).
Для чего он необходим?
Этот вид документа позволяет одновременно решить огромное количество различных задач.
Акт расхождения при приемке товара используется в следующих случаях:
- Отражения такого типа документации в бухгалтерской отчетности;
- Защиты собственных интересов при возникновении необходимости;
- Установление конкретных характеристик предмета торговли;
- Подтверждение трат определенного характера.
В отчете отражается информация по различному роду трат. Это касается и тех товаров, которые были отправлены обратно.
В этом случае составляется документ под названием ТОРГ-2. После его оформления необходимо обязательно сослаться на содержание бухгалтерской отчетности. Документ относится к категории строгой отчетности.
Часто возникают ситуации, когда на склад пришло меньшее количество товара, чем ожидалось. Подобная процедура осуществляется посредством судебного органа или в ином уполномоченном учреждении. По этой причине необходимо соблюсти формат документа. Если этот документ правильно не оформить, с ним невозможно будет пойти в суд. Также юридическое лицо может признать акт ничтожным. В результате акт расхождения при приемке товара нельзя будет использовать для защиты собственных интересов посредством суда.
Если пользователь не может самостоятельно составить документ, следует проконсультироваться с квалифицированным юристом. Как правило, документ составляется в двух экземплярах. Один остается у получателя предмета торговли, а иной — у отправителя. Поэтому, если требуется осуществить оплату товара, это сделать будет весьма просто. Все документы в этом случае будут находиться на руках (как и в случаях с большинством важных актов, вроде используемых при нарушениях на рабочем месте).
Правила оформления
Правила составления акта расхождения при приемке товара: если в случае приемки товаров возникли расхождения, акт должен быть составлен в обязательном порядке. Защитить собственные права, обозначить претензии будет весьма проблематично.
Существует два типа актов — ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Второй бланк составляется в том случае, если присутствуют расхождения в поставке отечественного предмета торговли. А документ под номер 3 составляется в случае с расхождением товара импортного производства.
ТОРГ-2 в обязательном порядке включает следующее:
- Полное название документа. На начальной странице также необходимо сослаться на законодательные нормы, на основании которых создается акт;
- Форма по ОКПО и ОКУД;
- Название компании, юридический адрес и контактный номер телефона;
- Обозначается структурное подразделение;
- Указывается причина, на основании которой составляется документ;
- Дата и номер приказа;
- Указывается вид операции;
- Проставляется дата и номер акта;
- Указывается место приемки непосредственно товара;
- Акт составляется специальной комиссией, где подробно указывается определенная информация;
- Указываются сведения определенных участников сделки — производитель, грузоотправитель, поставщик, страховая организация;
- Счет фактура;
- Информация по договору поставки товара.
Кроме того, составляется таблица, в которой указываются все факты, касающиеся расхождения в виде:
- Отсутствия пломбы;
- Вид упаковки;
- Название непосредственно самого товара;
- Единица измерения;
- Иные отметки.
В документе отражается соответствующая информация, которая должна быть указана в виде несоответствия количества товара, заявленного в сопроводительных документах.
Образец акта
Акт расхождения при приемке товара оформляется в произвольной форме. Но при его составлении необходимо соблюдать законодательные нормы, которые помогут избежать ошибок.
Содержание акта расхождения при приемке товара:
- наименование и юридические данные сторон;
- основания, на которых составляется документ;
- место приемки предмета торговли;
- ФИО руководителя предприятия;
- данные комиссии;
- расчетная таблица.
Скачать образец акта по ссылке.
Оформление акта в 1С
При составлении акта можно воспользоваться стандартной таблицей Excel или же использовать полностью автоматизированную бухгалтерскую программу 1С (как и, например, акт приема-передачи строительной площадки). Документ составляется в несколько кликов.
Алгоритм действий для составления акта расхождения при приемке товара в 1С:
- Выбираем параметр — состояние заполнение.
- Нажимаем на кнопку заполнить.
- В открытом меню нажимаем — перезаполнить при приемке.
- Нажимаем на кнопку — закрыть.
Программа запросит необходимое количество информации о поставщике. Для этого нужно будет нажать — да. Это позволит избежать различных осложнений, а также стандартных ошибок.
При обнаружении ошибок составление акта является обязательным условием. Его наличие поможет избежать ряда осложнений и споров.
