В процессе ведения делопроизводства могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, ведущие к инициированию процедуры передачи дел. Для этого необходимо составить соответствующий акт, цель которого — снять ответственность с конкретного работника (например, даже подрядчика, не выполняющего свои обязательства по возведению строения, указанные в соответствующем акте). Документ помогает правильно осветить истинное положение дел в определенный момент времени.
Что это такое?
Акт приема-передачи дел — необходимая документация, которая оформляется для подтверждения факта передачи определенных функций и документов. Смена руководителя организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и других сотрудников, чья трудовая деятельность напрямую связана с документами, влечет за собой передачу всех дел от одного работника — к другому. Передаются не только текущие дела, но и бумаги, для кассира, к примеру, передаче подлежат и наличные средства в кассе.
Составлять акт приема-передачи дел необходимо, чтобы:
- рабочий процесс не приостанавливался;
- трудовые права и обязательства отсутствующего работника исполнялись надлежащим образом;
- можно было реализовать оценку объема работы сотрудника, который принимает дела;
- можно было распределить зоны ответственности;
- регулировать возникновение следующих ситуаций: уход в отпуск, оформление командировки и командировочных, временная нетрудоспособность, увольнение и другие случаи, при которых работник вынужден будет отсутствовать на рабочем месте длительное время;
- принимать и обрабатывать поступающие сведения по различным каналам связи;
- осуществлять проверку документов на правильность доставки, целостность вложения;
- своевременно регистрировать поступающие документы в журнале учета, а также направление их на рассмотрение руководством учреждения и в структурные отделения организации;
- обеспечивать сохранность дел в соответствии с утвержденным регламентом.
Для того чтобы передать дела, требуется собрать специализированный комитет, участники которого изучают акт приема-передачи дел, а также приложенные к нему служебные записки и заключения аудиторов.
Правила составления акта приема-передачи дел
Законодатель РФ не предусматривает унифицированного образца по заполнению документа приема-передачи дел. Каждое предприятие и организация имеют право разработать свой собственный шаблон. Если же уставом компании такое не предполагается, оформить акт приема-передачи дел можно в произвольной форме как в простом письменном виде, так и посредством печати на компьютере.
Важно! При желании сторон, протокол передачи дел может быть заверен печатью компании, однако это не обязательная процедура, так как с 01 января 2016 года юридические лица вправе не применять в своей профессиональной деятельности печати и штампы.
Пошаговая инструкция по заполнению акта приема-передачи дел и документов:
- в шапке указывается полное наименование протокола с кратким обозначением его сути;
- строкой ниже обозначается город, в котором зарегистрировано предприятие и проставляется дата оформления документа;
- далее предоставляются сведения о компании, которая реализовывает передачу дел: вносится название с указанием организационно-законодательной формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО и т.д.), а также должность уполномоченного лица (Директор, Генеральный директор) и его полные инициалы;
- после чего, вся вышеуказанная информация вносится и о второй стороне акта приема-передачи дел — наименование предприятия, должность, реквизиты ответственного лица.
Важно! Как правило, соответствующие акты оформляются для передачи особо ценных и секретных документов.
При передаче особо значимых дел, рекомендуется вносить более полную информацию об организациях (реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.п), а также паспортные данные всех работников, участвующие в процедуре передачи.
При увольнении
Основанием для передачи документов новому сотруднику, согласно общепринятым правилам, служит соответствующий приказ о назначении состава комиссии. Состав комитета обязательно будет отображаться в акте приеме-передачи дел. Участниками комиссии контролируется правильность высчитывания дел в соответствии с нормами номенклатуры.
В акте приема-передачи дел при увольнении сотрудниками указываются:
- причины передачи дел (увольнение работника);
- уполномоченное лицо (принимающие дела);
- дата начала и окончания процедуры передачи дел;
- члены комиссии, которые несут ответственность за правильность приема-передачи.
Важно! В случае увольнения работника по собственному желанию, процесс приема-передачи дел может длиться в течение 2 недель. Если же стороны решили аннулировать трудовое соглашение по обоюдному согласию раньше установленного срока, период передачи может сократиться до 3-5 рабочих дней.
Если же увольнение произошло в результате дисциплинарного нарушения, например, регулярных опозданий на работу, то должен составиться соответствующий акт. Детали процедуры можно найти, перейдя по ссылке.
При смене директора
Особенность передачи дел при смене директора заключается в том, что соответствующая категория граждан имеет статус материально ответственного лица (статья 277 ТК РФ). Это означает, что перед составлением акта приема-передачи дел, требуется реализовать инвентаризацию имущества и документации, доказывающей имущественные права предприятия.
Основной список документов, который подлежит обязательной передаче от бывшего руководителя к новому, регламентируется Постановлением «О приеме-передаче документов учреждению исполнительной службой при освобождении от должности».
В обязанности руководителя входит передача следующих документов:
- регистрационные и учредительные бумаги;
- первичка;
- лицензии и другие разрешения;
- доверенности, заверенные в нотариальной конторе;
- интернациональные соглашения;
- бухгалтерские отчеты;
- ценные бумаги, векселя и другие финансовые контракты;
- удостоверение о праве собственности и иные правоустанавливающие свидетельства;
- докладные, объяснительные записки, внутренние кооперативные отчеты.
При смене главного бухгалтера
Особенности оформления акта передачи дел при смене главного бухгалтера:
- документ составляется только после завершения текущих учетных процедур, полной проверки состояния бухгалтерского учета, а также после заключения отчетности;
- чтобы руководитель предприятия одобрил решение об оформлении акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должна быть произведена полная инвентаризация всего имущества, финансовых средств и других существенных статей баланса;
- проводится сверка расчетов с налоговыми службами и внебюджетными предприятиями (ПФР, ФСС);
- период приема-передачи дел и оформления акта также устанавливаются в приказе, изданном руководителем организации.
Передача дел и документов главного бухгалтера — трудоемкий процесс, требующий время и дополнительные затраты. Соответствующий акт оформляется в произвольной форме, в содержание которого необходимо включить все важные для данной процедуры моменты — доказательства факта передачи дел, а также описание учетных и отчетных документов.
Скачать образец акта приема — передачи дел при смене главного бухгалтера
